Alessandro Petrangeli, Project Manager della piattaforma AlmavivA per il Sistema di protocollo e gestione documentale ci racconta l’evoluzione del progetto.
Come nasce e-prot?
e-prot nasce nel 2005 per le esigenze di protocollazione informatica della Pubblica Amministrazione. La normativa del 2000, relativa al “Sistema di gestione informatica dei documenti”, aveva infatti disposto obbligo e regole per la registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita di tutta la PA. e-prot nasce da questa esigenza, coniugandola con l’altra, molto sentita, di introdurre presso la PA soluzioni Open Source per abbattere i costi del prodotto e investire maggiormente sull’assistenza e la formazione. La Filiale Calabria di AlmavivA ha realizzato e-prot nel totale rispetto della normativa vigente e delleregole tecniche definite dal CNIPA: una delle prime significative esperienze per AlmavivA nello sviluppo Open Source.
Con quali obiettivi?
Il primo obiettivo, per noi un must, era la dematerializzazione degli archivi cartacei PA: attraverso l’uso dei codici a barre si creano repository elettronici che permettono ricerche semplici e veloci in massima sicurezza, garantita da una rigorosa profilazione degli utenti.
Quali evoluzioni?
Da prodotto di protocollo, negli anni e-prot è diventato un vero ECM – Enterprise Content Management, che consente sia di archiviare e condividere contenuti elettronici di qualsiasi formato, sia di seguirne i flussi.
Quale lo sviluppo a livello commerciale?
I primi clienti importanti sono stati: Ministero dell’Interno, Prefetture, Ministero Affari Esteri, ASL Roma C. Negli anni si sono aggiunte altre amministrazioni: SIN, Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali, Corpo Forestale dello Stato, AVCP – Autorità Vigilanza Contratti Pubblici ed Enti Previdenziali. Uno dei punti di forza che hanno favorito la diffusione di e-prot è stata la compatibilità con i diversi sistemi operativi adottati dal cliente. Così oggi la nostra soluzione può essere installata su tutti i sistemi – Open Source, Windows, Mac – nel pieno rispetto delle scelte tecnologiche dei clienti, senza impatti invasivi e costosi.
In sintesi può darci qualche numero?
Ad oggi sono 13 le amministrazioni che utilizzano e-prot, per un totale di oltre 500 AOO – Aree Organizzative Omogenee e più di 120.000 utenti. Possiamo dire, senza timore di smentita, che e-prot è la soluzione di riferimento per il Protocollo nella Pubblica Amministrazione, con ampi spazi di crescita in questo mercato.
E per le aziende private?
Oggi e-prot è la soluzione completa per la gestione dei contenuti adottata dall’intero Gruppo AlmavivA. Una referenza significativa per complessità e dimensioni, a conferma che e-prot è una soluzione modulare e scalabile tale da poter rispondere pienamente ad esigenze sia di realtà medio/piccole sia di grandi aziende e Gruppi come il nostro.
Nuovi obiettivi ed evoluzione di e-prot?
Il primo obiettivo, al quale abbiamo lavorato, è stato quello di semplificare l’accesso ai servizi anche su strumenti mobile: è già disponibile la versione per iPad e iPhone per consultare da qualsiasi luogo tutta la documentazione di cui si ha bisogno. E, per coloro che preferiscono “l’effetto carta”, c’è anche la versione eBook. L’evoluzione di e-prot va quindi vista nell’ottica di una semplificazione sempre più accentuata della portabilità dei contenuti e della facilità d’uso. Oltre alle aziende, pensiamo che e-prot, nella versione mobile, possa interessare anche i professionisti che hanno la necessità di consultare grandi quantità di documenti al di fuori del proprio ufficio, in modo semplice e veloce. Ad esempio avvocati, medici, architetti, ma anche giornalisti e redazioni, che con e-prot possono avere a portata di mano il loro intero archivio. Ci stiamo muovendo anche in questa direzione.
